Effizienz in der Materialwirtschaft schnell ohne Investitionen in Personal und IT steigern

Bei Gesprächen mit Einkaufsleitern und kaufmännischen Geschäftsführern von Stadtwerken dreht es sich immer häufiger um anstehende Investitionen. Die Energiewende erfordert einen Umbau der Infrastruktur und die Zeit wird knapp. Eine Analyse der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PWC für die KfW zeigt die Dimensionen: Die Experten schätzen den Investitionsbedarf der Energieversorger und Stadtwerke für den Umbau der Strom- und Wärmeversorgung auf mehr als 500 Milliarden Euro bis 2045. Aktuell befindet sich die Branche im Hochlauf der Investitionen und ein erheblicher Teil soll bereits bis 2035 anfallen.

Natürlich steht die Frage im Raum, wie diese Summen finanziert werden sollen. Aber es geht dann auch ganz schnell darum, wie ein solcher Investitionsschub überhaupt organisatorisch bewältigt werden kann. Die Einkaufsabteilungen sind bereits jetzt sehr gut ausgelastet. Überall rollt eine Welle der Frühverrentung an und es ist einfacher, in einer Innenstadt einen kostenfreien Parkplatz zu finden als gut ausgebildete Fachkräfte. Was die Einkaufsabteilungen jetzt brauchen, sind schnell wirksame Maßnehmen, um mit der vorhandenen Mannschaft durch E-Procurement ein höheres Volumen effizient, transparent und regelkonform abzuarbeiten.

Keine komplexen IT-Lösungen

Was den allermeisten Managern in Stadtwerken ebenfalls klar ist: In einer solchen Hochlaufphase macht es keinen Sinn, die knappen Ressourcen mit Einführung neuen, komplexen IT-Lösungen zusätzlich zu belasten. Wir bei prego services begleiten und betreuen Stadtwerke und EVU seit mehr als zwanzig Jahren. Darum kennen wir die spezifischen Anforderungen der Energiebranche und wir kennen die gelebte Realität. Wir wissen von den Medienbrüchen, den Mehrfacheingaben von Daten, von den Dokumentationspflichten und davon, dass Teilbereiche des Einkaufsprozesses in der Unternehmens-IT abgebildet sind. Wir kennen auch das regulatorische Umfeld und die hohen Sicherheitsanforderungen der Branche.

Nutzer stehen im Mittelpunkt

Damit kommen wir zur Wunschliste von Einkaufsleitern und kaufmännischen Geschäftsführern: Sie müssen jeden verfügbaren Euro in den Ausbau der Netz-Infrastruktur stecken. Große IT-Projekte verbieten sich damit, denn sie binden Kapital und Manpower. Digitale Standardlösungen aus anderen Branchen müssen erst aufwändig angepasst werden- auch das kostet zusätzlich Zeit und Geld. Unsere Erfahrung aus der Praxis: Oft hilft schon die Automatisierung einzelner Prozessschritte, dafür müssen keine neuen IT-Systeme gekauft und implementiert werden. Manager wünschen sich einfache Lösungen mit hoher Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Die Software muss dabei den hohen Anforderungen an Transparenz und Compliance entsprechen, Schnittstellen zu den eingesetzten IT-Systemen bieten, und sich in NIS-2 Umgebungen sicher einfügen.

Mieten statt kaufen: Software-as-a-Service

Eine solche anpassbare Digitalisierung wird dann noch interessanter, wenn sie keine Anschaffungskosten verursacht, sondern als Mietmodell, als Software-as-a-Service, keine weitere Kapitalbindung erzeugt und den Wartungsaufwand für die eigene IT verringert. Wir haben bei prego services über die vergangenen Jahre mit WeProcure ein modulares Bündel an Anwendungen für Einkaufsfunktionen als Software-as-a-Service entwickelt. Unsere Kunden führen damit kein aufwendiges IT-System ein, sondern mieten Anwendungen wie elektronische Bedarfsmeldungen, digitale Ausschreibungen und Auktionen, Tools für die Online-Beschaffung von Material inklusive Kataloge und Freigabeworkflows oder die komplette Abwicklung der Fremddienstleistungen wie Hochbau, Tiefbau, Instandhaltung mit online Aufmaß durch die Fremdfirmen. Alle diese Funktionen laufen teilweise bereits seit vielen Jahren bei Kunden in der Energiebranche im täglichen Einsatz

Browserbasierte Applikationen

Bei WeProcure muss der Anwender keine Software einführen und implementieren. Sämtliche Applikationen sind browserbasiert und fügen sich in bestehende IT-Systeme ein. Die Anwender werden im Webbrowser durch den Prozess geführt. Aus unserer Zusammenarbeit mit EVU kennen wir die hohen Anforderungen an Transparenz und Compliance sehr genau. Durch branchentypische Freigaben, Rollen, und Nachweise gewährleisten die Anwendungen regelkonformes Arbeiten und klare Prozesse. Vor allem senken sie die Hürden bei den Mitarbeitenden, dann sie erkennen sehr schnell die gewohnten Abläufe in digitaler Ausprägung wieder und merken, dass sie wesentlich effizienter arbeiten. Aktuell deckt WeProcure mit vier kombinierbaren Software-Applikationen verschiedene Teilprozesse im E-Procurement ab.

Von der Excel-Liste zum übersichtlichen Katalog

prego.MyShop verwandelt Excel-Artikellisten in digitale Kataloge. Viele Anwender ergänzen Bilder, Sicherheitsdatenblätter oder andere Dokumente, um vollständige Produktinformationen bereitzustellen. Das Kennzeichnen neuer, gelöschter oder geänderter Artikel sorgt dabei für mehr Transparenz. Die Bedarfsmelder finden die gesuchten Artikel über eine intelligente Suchfunktion, vergleichen die Produkte bequem im System und konfigurieren beispielsweise Visitenkarten direkt online. Die OCI-Schnittstelle integriert prego.MyShop reibungslos in bestehende Systemwelten. Warengruppen lassen sich in Katalog-Sets bündeln – für strukturierte Abläufe, intuitive Nutzung und volle Kontrolle über Preisänderungen. Die digitalen Kataloge verschlanken das Ausführen wiederkehrender Beschaffungsvorgänge.

Ausschreibungsprozess digitalisieren

Die Applikation prego.Ausschreiben24 digitalisiert den gesamten Ausschreibungsprozess – von der Einladung bis zur Zuschlagserteilung. Verfahren können schnell erstellt, Vorlagen genutzt, Anlagen per Drag & Drop hinzugefügt und Fragebögen flexibel aufgebaut werden. Bieter geben Angebote digital ab – inklusive GAEB, Excel-Import oder direkter Bearbeitung im Browser. Zahlreiche Auktionstypen wie ‘Reverse’, ‘Forward’ oder das ‘holländische Verfahren’ ermöglichen eine dynamische, transparente Preisfindung mit Live-Ticker und Timer.

Unsere Anwender legen Mandanten, Berechtigungen und Spracheinstellungen selbst fest. prego.Ausschreibungen24 ermöglicht eine kollaborative Zusammenarbeit mit internen wie externen Beteiligten. Die Ausschreibungslösung wird allen Lieferanten kostenlos per Internet zur Verfügung gestellt. Die ausgewählten Bieter erhalten eine Nachricht und können über einen Link direkt und ohne Passwort sicher und komfortabel Angebote auf der Ausschreibungsplattform abgeben.
Sämtliche Arbeitsschritte werden revisionssicher dokumentiert. Automatische Erinnerungen, Angebotsvorschauen, Kalenderfunktionen und ein revisionssicheres Verfahrensarchiv sorgen für Transparenz und Kontrolle. Umfangreiche Auswertungen und individuelle Zusatzfelder machen Ihre Beschaffung strategisch steuerbar.

Dienstleistungen passgenau beschaffen

Mit prego.ServiceCat steuern Einkaufsabteilungen die Beschaffung von Dienstleistungen aller Art: IT, Bau, Facility oder Beratung. Die Dienstleistungspositionen lassen sich individuell kalkulieren, beauftragen und dokumentieren. Dank intelligenter Kalkulationslogik und Excel-Import/-Export optimieren die Mitarbeitenden jeden Schritt. Die Pfalzwerke Netz AG beispielsweise hat mit diesem Baustein die Dienstleistungsbeschaffung digitaler, durchgängiger und effizienter aufgesetzt. Mit vollständigen, korrekt gepflegten Leistungsverzeichnissen und Materialmengengerüsten erstellt der Einkauf nahtlos Leistungskataloge im prego.ServiceCat. Medienbrüche, Excel-Insellösungen und manuelle Nacharbeiten zwischen den Fachbereichen, Einkauf und SAP® entfallen in der Praxis komplett.

Bedarfe digital erfassen und verarbeiten

prego.Buyer ist eine webbasierte Lösung, die Bedarfsanforderungen in Unternehmen digital erfasst, steuert und transparent macht. Mitarbeitende melden ihren Bedarf einfach online – mit Freitext, Formularen oder den Katalogen von prego.MyShop. Eine automatische Zuordnung, digitale Freigaben und nahtlose Weiterleitung in Bestellungen sorgen für klare Prozesse ohne Papier.

Schlanker Ersatz für SAP SRM®

Das ist aber nicht alles. Die Applikation kann als Stand-Alone-Lösung genutzt oder an SAP® angebunden werden. Zahlreiche Kunden wie die PFALZKOM GmbH haben sich für prego.Buyer als Nachfolgelösung zum bisherigen SRM-System entschieden. Ein Vorteil: Der Einkauf kann die bestehenden Beschaffungsprozesse beibehalten und gleichzeitig die Usability verbessern. Der Umstieg erforderte bei der PFALZKOM GmbH lediglich eine kurze Einweisung. Die Kataloganbindungen funktionierten ab Projektstart einwandfrei. Selbst größere Beschaffungsmaßnahmen konnten ohne Unterbrechung über den prego.Buyer abgewickelt werden.

Auch die VOLTARIS GmbH nutzte viele Jahre SAP SRM® als zentrale Beschaffungsplattform und entschied nach dem End-of-Life des Systems für einen Umstieg auf prego.Buyer. Damit führt das Unternehmen bestehenden Prozesse stabil weiter und hebt gleichzeitig Potenziale für mehr Transparenz, Effizienz und Prozessklarheit.

Die bidirektionale SAP®-Schnittstelle gewährleistet eine vollständige Backend-Integration. Das durchgängige Monitoring aller Schritte vom Bedarf bis zur Bestellung sorgt für eine vollständige Transparenz. Im Rahmen des Umstiegs auf prego.Buyer konnte VOLTARIS Medienbrüche und manuelle Abstimmungen reduzieren. Das Unternehmen arbeitet als nächsten Schritt am Aufbau eines umfassenden Reportings innerhalb von prego.Buyer. Dieses wird Soll-Ist-Vergleiche ermöglichen und langfristig Excel-basierte Planungsstrukturen ablösen.

Wie diese Applikationen konkret den Einkaufsprozess in EVU und Stadtwerken effizienter gestalten, erfahren Sie hier: https://prego-services.de/materialwirtschaft/digitale-services/

Ausblick: Ist Künstliche Intelligenz ein Hype oder der Game Changer?

Wir beschäftigen uns auch damit, sinnvolle Use Cases für den Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) in Versorgungsunternehmen auszuloten. Generative KI ist eine völlig neue Technologie. Das Disruptionspotenzial ist nur mit dem des Internets in den vergangenen drei Jahrzehnten vergleichbar. Aber wie bei allen disruptiven neuen Technologien werden, die kurzfristigen Effekte oft überschätzt und die langfristigen Entwicklungen unterschätzt. KI ist jetzt in der Phase, in der in kleinen Schritten Vertrauen bei den Anwendern, den Regulatoren und den Kunden aufgebaut werden muss. Dabei geht es vor allem um Fehlerfreiheit, Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Dieses Vertrauen erwächst aus konkreten Umsetzungen. Bevor Konsumenten Kleidung, Möbel, Autos oder Lebensmittel im Internet bestellen wollten und konnten, musste erst das Ökosystem reifen. Was mit Büchern angefangen hat, ist heute allgegenwärtig. Wir sehen bei KI eine ganz ähnliche Entwicklung. Deshalb konzentrieren wir uns erst einmal auf das Realisieren von Lösungen für klar abgegrenzte Use Cases mit überschaubarer Komplexität und klarem Effizienzbeitrag für die Unternehmen. prego services wird noch in diesem Jahr erste einsatzreife Ergebnisse präsentieren.

Cyber-Security auf höchstem Niveau

Wir hosten übrigens alle Module in unserem hochsicheren, zertifizierten Rechnerverbund mit Standorten ausschließlich in Deutschland. Wir unterstützen zahlreiche EVU und Stadtwerke auch mit IT und Utility Services von der Beratung über die Implementierung, den Betrieb und die Pflege von SAP® und Microsoft 365, HR Management Services wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Meter 2 Cash oder beim Formatwechsel in der Marktkommunikation.

Zusammenfassung

Stadtwerke und EVU müssen einen enormen Investitionsschub bewältigen und mit der der vorhandenen Mannschaft ein deutlich höheres Einkaufsvolumen stemmen. Der mächtigste Hebel für eine schnelle Effizienzsteigerung in der Materialwirtschaft ist die durchgängige Digitalisierung. Die modularen, browserbasierten Applikationen von WeProcure ermöglichen schnelle Effizienzgewinne durch einfache Bedienung und hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden Als Software-as-a-Service verringern sie die Kapitalbindung und entlasten die IT-Abteilungen.

Die vier Applikationen von WeProcure steigern als schlanke Lösungen die Effizienz im Einkauf entlang der gesamten Prozesskette und werden aufgrund der intuitiven Bedienführung von den Mitarbeitenden sehr gut angenommen. Sie sind teilweise seit vielen Jahren im Einsatz bei Unternehmen der Energieversorgung. Die Rückmeldungen unserer breiten Kundenbasis fließen kontinuierlich in die Weiterentwicklung ein. Das betrifft auch die Evaluation und Umsetzen von neuen KI-Funktionen.

Machen Sie sich selbst ein Bild: https://prego-services.de/materialwirtschaft/digitale-services/